Fichaje digital y jornada de 37,5 horas: impacto y requisitos legales
Las empresas españolas enfrentan actualmente una importante transformación en el marco laboral y tecnológico. Por un lado, la propuesta de la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales y, por el otro, la implantación del sistema de fichaje digital obligatorio. Ambas medidas implican una serie de cambios, plazos y requisitos, que todo aquel que tenga una empresa, sin importar su tamaño, debe conocer so pena de ser sancionado.
En tal sentido, en el presente artículo, conoceremos en detalle en qué consisten estas medidas, los efectos prácticos que deben esperar las empresas, los trabajadores y el país en general. Además, analizaremos algunos de los beneficios que tiene esta modernización para la transparencia, la eficiencia y la recaudación fiscal.
La reducción de jornada laboral a 37,5 horas en España
La ley de reducción de jornada de trabajo es una de las reformas más esperadas para este año. Aprobada por el Consejo de Ministros hace unos meses y pendiente de su aprobación definitiva en el Congreso, esta normativa establece que la jornada laboral máxima de los empleados españoles será de 37,5 horas semanales en promedio anual.
Este cambio afectará a más de 12 millones de trabajadores en todos los sectores económicos. Su objetivo, además de mejorar la calidad de vida de los empleados, es incrementar la productividad y competitividad de las empresas, promoviendo un equilibrio más saludable entre la vida laboral y la personal.
¿Qué cambios trae esta ley?
- Reducción efectiva en la duración de la jornada laboral: la jornada máxima será de 37,5 horas semanales en promedio anual, lo que supone una disminución significativa respecto a las 40 horas habituales.
- Aplicación en todos los sectores y empresas: la medida afecta a más de 12 millones de trabajadores en España, en todos los ámbitos laborales, salvo excepciones específicas.
- Adaptación de los convenios colectivos: los convenios que contemplen jornadas superiores a 37,5 horas deberán ser renegociados antes del 31 de diciembre de 2025 para ajustarse a la nueva normativa.
- Conversión automática a tiempo completo: los contratos a tiempo parcial con una jornada igual o superior a 37,5 horas en promedio anual se convertirán automáticamente en contratos a tiempo completo.
- Mantener salarios: la reducción no afectará el salario de los trabajadores, quienes mantendrán sus retribuciones habituales.
- Desconexión digital y control: la reforma también contempla derechos de desconexión y el refuerzo del control horario para evitar abusos y garantizar el cumplimiento de la jornada máxima.
¿Cuándo entra en vigor?
Su entrada en vigor estaría dispuesta para el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Y, aunque todavía está en proceso de aprobación en el parlamento, se prevé que esto ocurra en el verano de 2025. A partir de ese momento, las empresas tendrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptar sus horarios y convenios.
El fichaje digital obligatorio: ¿qué es y cómo se implementará?
Por su parte, la ley sobre el fichaje digital obligatorio es otra de las novedades que busca garantizar un control más efectivo y transparente de las horas trabajadas, en línea con lo dispuesto en la ley contra el fraude fiscal de 2021.
¿De qué se trata?
- Registro digital de jornada: todas las empresas deberán implementar sistemas electrónicos para registrar la entrada y salida de los empleados.
- Control en tiempo real: los registros serán accesibles en tiempo real para las inspecciones laborales y la gestión interna.
- Obligatoriedad para todas las empresas: sin excepción, incluyendo pymes y autónomos que tengan empleados a su cargo.
- Derecho a la desconexión digital: la ley también contempla medidas para garantizar que los trabajadores puedan desconectar fuera de su horario laboral, evitando excesos y promoviendo la conciliación.
Con relación a este último apartado, la normativa busca que los empleados puedan desconectar fuera del horario laboral, promoviendo un ambiente más saludable y evitando el estrés y el agotamiento. Para ello, las empresas deberán establecer políticas claras y soluciones tecnológicas que faciliten esta desconexión.
¿Cuándo entrará en vigor?
Se espera que el fichaje digital obligatorio sea de aplicación inmediata en 2025, coincidiendo con la entrada en vigor de la reducción de jornada. En tal sentido, todas las empresas deberán contar con sistemas digitales adecuados para su implementación antes del 1 de enero de 2026.
¿Qué pasa con los que incumplen? Sanciones y multas
Ahora bien, el incumplimiento de las nuevas obligaciones en materia de fichaje digital y reducción de la jornada laboral puede acarrear sanciones económicas severas. Hasta ahora, las multas por incumplimientos en registro de jornada se aplicaban a nivel global, con un máximo de 7.500 euros. Sin embargo, a partir de 2025, las sanciones podrán ser por cada trabajador afectado, aumentando significativamente el riesgo económico para las empresas que no se adapten a tiempo.
Mientras que las multas por incumplimiento de la normativa de control horario pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador afectado, además de posibles sanciones adicionales por incumplimientos en convenios colectivos o en materia de prevención de riesgos laborales.
Es importante destacar que las sanciones se impondrán en función de la gravedad del incumplimiento y del número de empleados afectados, por lo que la cumplimentación efectiva del fichaje digital será clave para evitar multas caras.
Beneficios de esta modernización
- Transparencia fiscal: el fichaje digital y el refuerzo de la Ley Antifraude fortalecen la trazabilidad de las horas trabajadas y de las operaciones contables, dificultando prácticas irregulares y mejorando la confiabilidad de la información económica.
- Simplificación administrativa: la digitalización reduce procesos manuales y facilita el cumplimiento normativo, la generación de informes y la auditoría interna.
- Evasión fiscal e información económica: al asegurar que los registros de tiempo, nóminas y facturación sean fiables y auditables, se reduce la evasión y se mejora la calidad de la información económica para la toma de decisiones públicas y privadas.
- Productividad y competitividad: al tener procesos más estandarizados y transparentes, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos, planificar mejor la carga de trabajo y mejorar la experiencia de los trabajadores.
Requisitos legales y cómo prepararse
Para poder cumplir cabalmente con lo requerido por estas nuevas normativas, los empresarios se verán en la necesidad de adoptar un sistema de fichaje digital fiable; actualizar o renegociar los convenios colectivos; garantizar que la jornada máxima se respete sin mermar los derechos salariales y de seguridad de sus trabajadores; y asegurar la adecuación a la Ley antifraude para la gestión de facturación y contabilidad.
Por lo tanto, las empresas deberán revisar sus soluciones de software de gestión a fin de asegurarse de que estas cumplen con la integridad, conservación, trazabilidad y otras exigencias, y definir un calendario de adaptación, donde se asignen responsables, se auditen registros y se prepare a la plantilla para un nuevo régimen de control horario y equilibrio entre jornada y derechos.
Implementación de un ERP para gestionar los cambios
En este contexto de cambios normativos y necesidad de mayor eficiencia, las empresas podrían beneficiarse de la implementación de un software ERP que integren fichaje, nóminas, facturación y cumplimiento legal, todo en un solo sistema. En particular, los softwares ERP de la reconocida marca CEGID ofrecen:
- Optimización de procesos y mayor eficiencia operativa.
- Toma de decisiones sustentada en datos consolidados y en tiempo real.
- Mayor productividad y reducción de costes operativos.
- Compatibilidad con las exigencias de la Ley Antifraude y del fichaje digital, garantizando integridad, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Ten en cuenta que las soluciones CEGID permiten gestionar de manera sencilla y segura el fichaje digital, emitir informes, realizar auditorías y garantizar el cumplimiento de la reforma laboral en proceso. Además, te ayudarán a adaptarte a los cambios futuros, como la posible incorporación de nuevas normativas en materia de teletrabajo o la protección de datos.
No dejes que los cambios te paralicen. Ábrete a las oportunidades con el acompañamiento de soluciones tecnológicas sólidas, como CEGID, de manera que puedas avanzar hacia una gestión empresarial más moderna, fiable y competitiva.
